Amigo invisible con muchos participantes: cómo organizar 25, 50 o 100 personas

Un amigo invisible de ocho personas funciona por buena voluntad. Uno de cuarenta, no. En cuanto el grupo es más grande que una mesa, se rompen tres cosas a la vez: la lista, el sorteo y el seguimiento. Arréglalas en ese orden y un intercambio de cien personas se vuelve aburrido, que es justo lo que buscas.

Por qué se caen los sorteos grandes

El sombrero funciona hasta que alguien saca su propio nombre, y en un grupo de treinta siempre lo hace alguien. La hoja de cálculo funciona hasta que dos personas que viven juntas descubren que se han comprado la misma vela. El boca a oreja funciona hasta que quien organiza se da cuenta de que conoce todas las parejas, y media oficina empieza a pensar que el sorteo estaba amañado.

Nada de eso es un problema de gente, es un problema de escala. Los grupos pequeños absorben un fallo, un regalo olvidado y un poco de desconfianza. Los grandes no pueden, porque hay demasiados de cada.

Cierra la lista antes de sortear

La causa número uno de un mal amigo invisible grande es una lista que nunca se cerró. Fija una fecha límite y trátala como si fuera real.

• Una lista con nombres, no una cifra. Cada participante es una persona con nombre y una forma de contactarle. "Unos treinta" no es una lista.
• Que confirmen. Pedir un sí, aunque sea un pulgar arriba, filtra a quien se olvidará en la tercera semana.
• Sin respuesta antes del cierre, no entra. Dilo en la invitación. Suena duro una vez y te ahorra cuatro conversaciones incómodas.
• Reglas por escrito, una sola vez: presupuesto como intervalo, día y lugar del intercambio, si se admiten tardíos y qué no vale (bromas, alcohol, tallas o cosas que dependan de la religión).

En una oficina, mantén el presupuesto bajo suficiente para que nadie tenga que renunciar por dinero. El intervalo importa más que la cifra: "entre 10 y 20" autoriza a gastar la parte baja, y eso es lo que mantiene cómodo a todo el mundo.

Divide el grupo grande en rondas

Nadie disfruta comprando un regalo a misterio para alguien con quien nunca ha hablado. Por encima de doce personas, divide el intercambio en rondas de seis a diez y mete desconocidos a propósito.

Haz el reparto al azar y no por departamentos, o tendrás tres rondas de los mismos cuatro amigos y nada habrá cambiado. El generador de equipos hace justo eso: pegas los nombres, dices cuántos grupos quieres y los reparte de forma justa. Después haces un sorteo por ronda.

Las rondas también arreglan la pregunta del presupuesto. Diez euros en una ronda de ocho no es lo mismo que diez euros entre cuarenta, porque el intercambio se convierte en algo que se mira en vez de algo que se desenvuelve.

Un solo sorteo, con exclusiones

Cuando las rondas existan, sortea una vez y no lo repitas. El generador de amigo invisible recibe los nombres de la ronda y las exclusiones que te importan: parejas y compañeros de piso, hermanos, y quien ya regaló a esa persona el año pasado y prefiere no repetir.

Lo importante a este tamaño es que el sorteo es una permutación: todos regalan y reciben exactamente una vez, nadie puede sacarse a sí mismo, y el resultado lo genera la aleatoriedad criptográfica del navegador, no una columna barajada en una hoja de cálculo. Si quieres un sorteo visible y rápido de las propias rondas delante de la gente, un sorteo de nombres lo hace.

Enlaces privados, no un mensaje de grupo

Esto es lo que hace manejable un grupo grande. Cada participante recibe su propio enlace, que solo muestra su propio asignado. Nadie ve el de los demás, y quien organizó tampoco ve las parejas, así que puede participar en vez de quedarse mirando.

La página de organización sí muestra lo que hay que perseguir: quién ha abierto su enlace y quién no. Eso es la diferencia entre reenviar siete enlaces en silencio y mandar un mensaje al grupo que seis ignoran.

Como el asignado está ligado a un enlace y no a la memoria de nadie, también puedes añadir a alguien después del sorteo. Una persona nueva en la tercera semana entra en el círculo sin que cambie el regalo de nadie más. Si el grupo está repartido por ciudades, los mismos enlaces sirven para un amigo invisible virtual con regalos por correo o tarjetas.

Un calendario que sí funciona

Los grupos grandes funcionan con plazos, no con entusiasmo. Algo así aguanta:

• Cuatro semanas antes: reglas publicadas, lista abierta, respuestas obligatorias.
• Tres semanas: se cierra la lista, se sortea y los enlaces se envían el mismo día.
• Dos semanas y media: aviso educado a quien no haya abierto el enlace.
• Dos semanas: se recogen las listas de deseos y se recuerdan.
• Una semana: fecha límite para comprar, para que nadie esté en una tienda el día 23.
• Día del intercambio: regalos juntos con el nombre encima, abiertos uno a uno en orden aleatorio. El selector de nombres decide quién abre después y no repite.

Si te saltas todo lo demás, quédate con el recordatorio de las dos semanas. En cualquier grupo de veinte o más, siempre hay un par de personas que han perdido el enlace, y son las que se enterarían el día del intercambio.

Cuando alguien se cae

No vuelvas a sortear a todo el grupo: así es como un sorteo justo se convierte en rumor. Añade un sustituto a la ronda y pásale el asignado del que se fue, o si ya es tarde, compra tú ese regalo y no digas nada. Guarda un regalo extra envuelto para quien se olvide, pagado con la caja común, para que nadie se vaya con las manos vacías y nadie tenga que pasar vergüenza.

Formatos que aguantan mejor un grupo grande

Un intercambio sencillo de cuarenta regalos sueltos cansa a los diez minutos. Los formatos con estructura mantienen el interés:

• Amigo loco. Todo el mundo lleva un regalo envuelto a precio fijo, se sortea el orden, y cada persona abre uno nuevo o roba uno ya abierto. Ruidoso, caótico y la mejor opción cuando la gente apenas se conoce.
• Un tema para todas las rondas. Solo libros, algo del barrio, mejoras de escritorio o "por menos de cinco" con un presupuesto deliberadamente pequeño. Un tema convierte un trámite en un pequeño encargo creativo.
• Lista de deseos por ronda. Cada persona pone tres cosas en su enlace y quien regala elige una. A esta escala es la mejora de calidad más barata que existe, y va de eso nuestra guía de listas de deseos.
• Ronda solidaria. En vez de un objeto, una donación en nombre del destinatario. Funciona muy bien en oficinas que llevan años con regalos.

Lo que de verdad decide si la gente lo pasa bien

No es el presupuesto. Son dos cosas: que el sorteo haya sido visiblemente justo, y que nadie haya tenido que comprarle a un desconocido. Deja el sorteo justo y privado, junta desconocidos a propósito en vez de por accidente, y un amigo invisible grande deja de ser una prueba anual de resistencia organizativa.

Si prefieres no montarlo por correo, aquí tienes cómo hacerlo sin correo, y los ejemplos de invitación para copiar cubren la parte de avisar a todo el mundo.