Amigo secreto para grupos grandes: 25, 50 ou 100 pessoas sem caos

Um amigo secreto de oito pessoas funciona na base da boa vontade. Um de quarenta, não. Quando o grupo fica maior do que cabe em volta de uma mesa, três coisas quebram ao mesmo tempo: a lista, o sorteio e o acompanhamento. Conserte nessa ordem e uma troca de cem pessoas fica sem graça — que é exatamente o que você quer.

Por que sorteios grandes desandam

Os papeizinhos funcionam até alguém tirar o próprio nome, e num grupo de trinta alguém sempre tira. A planilha funciona até um casal descobrir que um comprou para o outro a mesma vela. O boca a boca funciona até quem organizou perceber que sabe todos os pares, e metade do escritório passa a desconfiar, em silêncio, que o resultado foi combinado.

Nada disso é problema das pessoas. É problema de escala. Grupos pequenos aguentam um novo sorteio, um presente esquecido e um pouco de desconfiança. Grupos grandes não, porque tem coisa demais de cada.

Feche a lista antes de sortear

A maior causa de um amigo secreto ruim em grupo grande é uma lista que nunca fechou. Defina uma data limite e leve a sério.

• Uma lista com nomes, não uma contagem. Cada participante é uma pessoa com nome e um jeito de ser encontrada. "Umas trinta pessoas" não é uma lista.
• Confirmação obrigatória. Pedir que as pessoas digam sim, nem que seja com um joinha, filtra quem vai esquecer na terceira semana.
• Quem não respondeu até o prazo está fora. Diga isso no convite. Soa duro uma vez e evita quatro conversas constrangedoras depois.
• Regras por escrito, uma vez só: valor como faixa, data e local da troca, se dá para entrar atrasado e o que não vale (presente de brincadeira, bebida alcoólica, qualquer coisa que dependa de tamanho ou religião).

No trabalho, mantenha o valor baixo o bastante para ninguém precisar recusar por causa de dinheiro. A faixa importa mais do que o número: "entre R$ 30 e R$ 50" dá permissão para gastar o mínimo, e é isso que deixa o grupo inteiro confortável.

Divida um grupo grande em rodadas

Ninguém gosta de comprar um presente às cegas para alguém com quem nunca conversou. Acima de umas doze pessoas, divida a troca em rodadas de seis a dez e junte desconhecidos de propósito.

Faça a divisão por sorteio, e não por setor, senão você terá três rodadas com os mesmos quatro amigos e nada muda. O sorteador de times faz exatamente isso: cole os nomes, diga quantos grupos quer e ele distribui de forma justa. Depois, faça um sorteio por rodada.

As rodadas também resolvem a questão do valor. R$ 40 numa rodada de oito é uma experiência bem diferente de R$ 40 numa de quarenta, porque a troca vira algo que você assiste, e não algo que você só abre.

Faça um único sorteio, com restrições

Com as rodadas definidas, sorteie os nomes uma vez e nunca mais. O sorteio de amigo secreto recebe os nomes de uma rodada e as restrições que importam: casais e quem mora junto, irmãos e quem se tirou no ano passado e prefere não repetir.

O importante nesse tamanho é que o sorteio seja uma permutação: todo mundo dá e todo mundo recebe exatamente uma vez, ninguém tira a si mesmo, e o resultado vem da aleatoriedade criptográfica do navegador, e não de uma coluna embaralhada numa planilha. Se quiser um sorteio rápido e visível das próprias rodadas na frente de todo mundo, o sorteador de nomes resolve.

Mande links privados, não uma mensagem no grupo

É isso que torna um grupo grande administrável. Cada participante recebe um link próprio, que mostra só quem ele tirou. Ninguém vê o dos outros, e quem organizou também nunca vê os pares, então o organizador pode participar da troca em vez de ficar de fiscal.

A página do organizador mostra o que realmente precisa ser cobrado: quem já abriu o link e quem não. É a diferença entre reenviar discretamente sete links e mandar uma mensagem no grupo que seis vão ignorar.

Como o resultado fica preso a um link, e não à memória de alguém, também dá para incluir uma pessoa depois do sorteio. Quem entrou na empresa na terceira semana entra na roda sem que o presente de mais ninguém mude de mãos. Se o seu grupo está espalhado por várias cidades, os mesmos links funcionam para um amigo secreto a distância, com presentes enviados pelos Correios ou vales-presente.

Um cronograma que funciona

Grupos grandes andam na base de prazos, não de empolgação. Algo assim funciona:

• Quatro semanas antes: regras publicadas, lista aberta, confirmação obrigatória.
• Três semanas antes: lista fechada, sorteio feito, links privados enviados no mesmo dia.
• Duas semanas e meia antes: um lembrete educado para quem ainda não abriu o link.
• Duas semanas antes: listas de desejos preenchidas, lembretes enviados.
• Uma semana antes: prazo para as compras, para ninguém estar no shopping no dia 23.
• Dia da troca: presentes num lugar só, com nomes, abertos um de cada vez em ordem aleatória. O sorteador de nomes escolhe quem abre a seguir, sem repetir.

Se for pular todo o resto, mantenha o lembrete de duas semanas. Em qualquer grupo de vinte ou mais, pelo menos duas pessoas perdem o link — e são justamente elas que só descobririam no dia da troca.

Quando alguém desiste

Não refaça o sorteio do grupo inteiro; é assim que um sorteio justo vira fofoca. Coloque alguém no lugar e entregue a essa pessoa o amigo secreto de quem saiu, ou, se for tarde demais, compre esse presente você mesmo, sem alarde. Tenha um presente reserva embrulhado para quem esquecer, pago com a vaquinha, para ninguém voltar para casa de mãos vazias e ninguém passar vergonha.

Formatos que seguram melhor um grupo grande

Uma troca simples de quarenta presentes sem relação entre si cansa depois de dez minutos. Formatos com estrutura mantêm a sala acordada:

• Amigo ladrão. Cada um leva um presente embrulhado de valor fixo, a ordem é sorteada, e cada pessoa abre um presente novo ou rouba um já aberto. Barulhento, caótico, e a melhor opção quando as pessoas mal se conhecem.
• Um tema para todas as rodadas. Só livros, algo da sua cidade, itens para a mesa de trabalho, ou um valor propositalmente minúsculo. Um tema transforma uma obrigação em uma pequena tarefa criativa e deixa a troca divertida de assistir.
• Uma lista de desejos por pessoa. Cada um coloca três coisas no próprio link e quem tirou escolhe uma. Em grande escala, é a melhoria de qualidade mais barata que existe, e é o tema do nosso guia da lista de desejos.
• Uma rodada solidária. Em vez de um objeto, uma doação em nome de quem você tirou. Faz sucesso em empresas que já trocam presentes há uma década.

O que realmente decide se as pessoas vão gostar

Não é o valor. São duas coisas: que o sorteio tenha sido visivelmente justo e que ninguém tenha precisado comprar para um desconhecido. Faça um sorteio justo e privado, junte desconhecidos de propósito, e não por acaso, e o amigo secreto de grupo grande deixa de ser uma prova anual de resistência.

Se preferir não fazer tudo por e-mail, o sorteio de amigo secreto funciona só com links privados, e os exemplos de convite cobrem a parte de contar a todo mundo o que vai acontecer.